Un OGEC est un organisme de gestion de l'enseignement catholique. C'est une association loi 1901 qui donne à un établissement scolaire son existence juridique, et qui en porte la gestion financière, sociale et immobilière.
Sa comptabilité n'est pas celle d'une association ordinaire. Trois particularités s'additionnent : l'OGEC est employeur, il gère un patrimoine immobilier, et il suit une nomenclature comptable propre à son réseau. Voici ce que cela implique concrètement.
Qu'est-ce qu'un OGEC, et quel est son rôle ?
L'OGEC porte la responsabilité économique et financière de l'établissement. Il établit les budgets, tient la comptabilité et assure les financements.
Il est aussi l'employeur du personnel de droit privé. Cela couvre les fonctions administratives, l'entretien, la restauration et la vie scolaire, à la différence des enseignants sous contrat avec l'État.
Il porte enfin l'immobilier, son entretien et ses travaux d'amélioration. Sur un établissement ancien, c'est souvent le poste le plus lourd du budget.
Le réseau compte plus de 4 200 OGEC, selon la fédération nationale qui les regroupe.
Quelles sont les obligations comptables d'un OGEC ?
Elles se cumulent, et c'est ce cumul qui fait la difficulté du dossier.
Les obligations d'une association. Établissement de comptes annuels, bilan, compte de résultat et annexe, selon les règles applicables aux personnes morales de droit privé à but non lucratif.
Les obligations d'un employeur. Paie, déclaration sociale nominative, suivi des conventions collectives applicables au personnel de droit privé.
Les obligations liées aux fonds publics. Un établissement sous contrat perçoit des forfaits versés par les collectivités. Leur comptabilisation obéit à des règles propres, et elle est regardée de près.
Quelle nomenclature comptable s'applique, et sur quel fondement ?
Le socle réglementaire est le règlement de l'Autorité des normes comptables n° 2018-06 du 5 décembre 2018, relatif aux comptes annuels des personnes morales de droit privé à but non lucratif. Il a été homologué par arrêté du 26 décembre 2018. Il s'applique à toute personne morale de droit privé non commerçante à but non lucratif, dès lors qu'elle est tenue d'établir des comptes annuels.
Ce texte a été modifié trois fois depuis. Par les règlements n° 2023-01 du 12 mai 2023, n° 2023-03 du 7 juillet 2023 et n° 2023-05 du 10 novembre 2023. La version consolidée est publiée sur le site de l'Autorité des normes comptables.
Par-dessus ce socle, le réseau de l'enseignement catholique publie sa propre nomenclature comptable. Elle décline le plan de comptes pour les spécificités des établissements sous contrat, notamment les concours publics et les contributions des familles.
Cette nomenclature connaît des éditions successives, publiées par le réseau. Vérifiez l'édition en vigueur auprès de votre union départementale avant de clôturer un exercice, plutôt que de reconduire le plan de comptes de l'année précédente. Les éditions sont présentées sur la base documentaire du réseau.
Les deux postes qui font la particularité des comptes
Un bilan d'OGEC ne ressemble pas à celui d'une association classique. Deux postes en portent la spécificité, et ce sont ceux qu'un repreneur de dossier examine en premier.
Les concours publics. Un établissement sous contrat perçoit des forfaits versés par les collectivités territoriales, destinés à couvrir des dépenses de fonctionnement précises. Leur rattachement à l'exercice et leur affectation obéissent à des règles propres, et c'est le poste le plus contrôlé.
Les fonds associatifs et l'immobilier. Les bâtiments, leur financement et les travaux votés engagent l'association sur plusieurs exercices. L'annexe des comptes porte souvent des engagements que le bilan seul ne montre pas.
Commissaire aux comptes et expert-comptable, qui fait quoi ?
Les deux interviennent, et ils ne font pas le même métier. Beaucoup de trésoriers pensent que l'un remplace l'autre.
L'expert-comptable établit. Il tient ou supervise la comptabilité, établit les comptes annuels, conseille sur les traitements et accompagne la gestion.
Le commissaire aux comptes certifie. Sa mission est un contrôle légal, exercé sous un titre distinct et réglementé. Il se prononce sur la régularité et la sincérité des comptes.
Les deux fonctions sont séparées par principe. Un même cabinet n'exerce pas les deux missions sur une même entité, et cette séparation est le fondement de l'indépendance du contrôle.
La présence d'un commissaire aux comptes n'est pas systématique, elle dépend d'un seuil. Une association qui reçoit annuellement plus de 153 000 euros de subventions publiques doit établir des comptes annuels et les faire certifier. C'est l'article L. 612-4 du code de commerce qui le prévoit. Les subventions européennes sont exclues de ce calcul.
Le seuil s'apprécie par exercice. Le détail figure sur le portail officiel des associations.
Un point à vérifier avec votre union départementale : la qualification exacte des forfaits versés par les collectivités dans ce calcul. Selon leur nature, ils ne sont pas tous traités comme des subventions au sens de ce texte.
Qu'est-ce qui change quand l'OGEC est employeur ?
C'est la partie la plus exposée pour un bénévole, parce qu'elle engage la responsabilité de l'association et qu'elle ne tolère pas le retard.
La paie du personnel de droit privé suit un calendrier mensuel strict, avec les déclarations sociales associées. Une erreur de qualification de contrat ou d'application de convention se répercute sur plusieurs exercices.
La cohabitation de deux statuts dans le même établissement ajoute une difficulté. Les enseignants sous contrat avec l'État ne relèvent pas de l'OGEC, le reste du personnel si.
Comment un trésorier bénévole peut-il sécuriser le dossier ?
Tout dépend de la taille de l'établissement. À partir d'un certain volume, l'OGEC emploie un comptable ou une secrétaire comptable, et le trésorier ne tient pas lui-même les comptes. Son rôle est alors de contrôler et d'arbitrer.
Le poste se prend souvent sans formation comptable, et il se transmet parfois sans passation. Quatre réflexes couvrent l'essentiel du risque, qu'il tienne les comptes ou qu'il les supervise.
- Récupérez les comptes annuels des trois derniers exercices, avec l'annexe. Elle contient les engagements que le bilan ne montre pas.
- Identifiez l'édition de la nomenclature réellement appliquée, et comparez-la à celle en vigueur.
- Faites l'inventaire des contrats de travail et des conventions applicables, avant la première paie que vous signez.
- Repérez les engagements immobiliers pluriannuels, emprunts et travaux votés, qui pèseront sur les budgets suivants.
Je tiens la comptabilité de l'OGEC Sacré Cœur, depuis mon cabinet d'expertise comptable en Savoie. Deux points bloquent un nouveau trésorier plus souvent que les autres : l'absence de passation avec son prédécesseur, et la nomenclature du réseau. Le premier se répare en récupérant les trois derniers exercices, le second en vérifiant l'édition réellement appliquée.
Les obligations déclaratives d'une structure patrimoniale sont traitées dans l'article sur la déclaration 2072 d'une SCI.
